Papéis e responsabilidades dos funcionários

Trabalho em equipe

Após um ano de muitos desafios e conquistas, começamos o segundo ano de condomínio com uma nova estrutura administrativa. A partir desse mês, exercitaremos o novo modelo de gestão decidido na última assembleia.

Como anunciado na última semana, a CVR é a nova administradora, uma empresa de origem familiar, com sede próxima ao condomínio e referência em diversos condomínios de Jacarepaguá. Foi escolhida como a melhor opção dentre oito empresas avaliadas pelo conselho. Após análise das propostas, a empresa foi a que apresentou as melhores condições de preço e procedimentos mais compatíveis a nossa realidade.

Como em qualquer mudança, essa aposta foi baseada em critérios técnicos, o que esperamos corresponder as nossas expectativas. Contudo, somente teremos a resposta com a prática, ainda que precisemos de uma fase de aprendizado e adaptação. Para isso, a participação e a opinião de todos são importantes para a evolução desse modelo.

Tais mudanças refletiram na organização interna, onde papéis e responsabilidades foram redistribuídos e processos estão sendo reescritos para que o atendimento seja ainda melhor e o tempo de resposta das atividades seja cada vez menor.

Sendo assim, segue a nova estrutura administrativa do condomínio com os devidos papeis e responsabilidades:

“Incumbe não só ao síndico, mas também ao subsíndico, aos membros do conselho fiscal, ao zelador, porteiros, vigias, serventes e demais empregados do Condomínio, na qualidade de prepostos do síndico, fiscalizar o uso adequado das partes comuns do CONDOMÍNIO, das normas estabelecidas na lei, na convenção, no regimento interno e nos outros eventuais regulamentos internos.”
(Convenção Artigo 5º. Parágrafo Segundo)

1. Membros da comunidade:

1.1. Síndico e subsíndico

Eleitos em assembleia anualmente, são representantes dos condôminos em juízo ou fora dele, ativa ou passivamente, em tudo o que se referir aos assuntos de interesse condominial. Têm como responsabilidade:

• Admitir e demitir empregados;
• Orientar os funcionários quanto as atividades operacionais e administrativas;
• Cumprir a lei, a convenção, o regulamento e o que for deliberado nas assembléias;
• Executar as disposições orçamentárias aprovadas;
• Convocar assembleias quando julgar conveniente;
• Prestar, a qualquer tempo, informações sobre os atos da administração;
• Cobrar, inclusive em juízo, as quotas que couberem em rateio aos condôminos nas despesas normais/extraordinárias, aprovadas pela Assembléia, bem como as multas impostas por infração de disposições legais ou da convenção;
• Definir o planejamento e as metas administrativas.
• Consultar o conselho sobre quaisquer assuntos, quando julgarem necessário;
• Autorizar os lançamentos financeiros e prestar contas ao conselho mensalmente;

Membros mais atuantes na natureza política do condomínio, são responsáveis em negociar e firmar contratos, além de intermediar conflitos. Por fim, devem estar atentos a tudo que acontece no condomínio, oferecendo condições mínimas para que todos os funcionários e prestadores de serviço desempenhem as suas respectivas funções da melhor forma possível.

Síndico: Rodrigo Seco / apt. 508 bloco 1
Subsíndico: Ângelo Célio / apt. 107 bloco 3

1.2. Conselho consultivo:

Três representantes efetivos e três suplentes eleitos em assembleia que têm como responsabilidade:

• Oferecer consultoria ao síndico e subsíndico com as tomadas de decisões;
• Assessorar o síndico na solução dos problemas do condomínio;
• Opinar nos assuntos pessoais entre o síndico e os condôminos;
• Fiscalizar as atitudes do síndico, subsíndico, funcionários e moradores quanto ao respeito ao regulamento e zelo pelo patrimônio comum;
• Registrar em livro de ocorrência qualquer delito provocado por quem quer que seja;
• Analisar as pastas de prestação de contas e se manifestar ao encontro de qualquer suspeita de irregularidade;
• Buscar esclarecimento junto a administração sobre quaisquer suspeita de irregularidade realizada pela administração;
• Esclarecer os condôminos sobre quaisquer atos ilícitos realizados pela administração;
• Convocar assembleia em caso de sinistros, ocorrências ou atos nocivos a administração provocado pela administração;

São conselheiros:
Sueli Varela – 403/4
Sérvulo Machado – 101/1
Andreia Melo – 301/3

São suplentes:
Diogo Afonso – 512/2
Rodrigo Jóia – 306/1
Pablo Rodrigues – 712/1

2. Corpo de funcionários:

2.1. Gestor:

Funcionário contratado pelo condomínio para desempenhar funções como coordenador nas atividades promovidas pela administração, sendo representante do síndico, participando das tomadas de decisões, ajudando na definição do planejamento e cumprindo com as deliberações das assembleias.

Como um agente administrativo, tem como principal missão executar as determinações definidas pelos membros da comunidade com suas especificações e prazos pré-estipulados. Por fim, esse profissional deve seguir os processos e buscar atender a comunidade com suas necessidades e dúvidas.

Sendo assim, faz parte das responsabilidades do gestor:

• Priorizar e monitorar as atividades dos funcionários;
• Intermediar conflitos e propor soluções aos problemas do dia-a-dia;
• Realizar atendimento aos moradores e orientar quanto o cumprimento das normas;
• Reportar problemas e ocorrências ao síndico e subsíndico;
• Manter relacionamento com os prestadores de serviço;
• Avaliar as atividades realizadas e seguir com o planejamento proposto;
• Respeitar os prazos dos procedimentos de rotina;
• Oferecer condições para o melhor desempenho dos funcionários;
• Orientar e avaliar as necessidades dos funcionários;
• Avaliar o desempenho dos funcionários, frequencia e motivação;
• Montar e aperfeiçoar os processos operacionais;
• Propor melhorias aos regulamentos internos de acordo com a prática;
• Exercitar a comunicação com as diferentes esferas de interesse pelos canais disponíveis;
• Cumprir e fazer cumprir as determinações legais e definidas nos regulamentos;

Atividade desempenhada por Carla Ramos – carla.ramos@condominiolotus.com.br

2.2. Assistente administrativo:

São funcionários responsáveis pela execução das atividades administrativas do condomínio. Esses devem auxiliar os funcionários operacionais em suas funções, além de gerenciar as documentações e realizar o atendimento ao público.

As principais atividades do assistente administrativo são:
• Realizar atendimento ao público;
• Seguir os procedimentos operacionais;
• Manter contato com os prestadores de serviço;
• Organizar contratos e documentos;
• Manter o cadastro dos moradores atualizado;
• Organizar reserva dos espaços;
• Reportar os problemas como ocorrências e defeitos de equipamentos ao gestor, síndico e subsíndico;
• Se comunicar com condôminos, prestadores de serviço e fornecedores quando necessário;

O atendimento ao público é realizado de segunda a sexta das 9h as 18hs e sábado das 9h as 12hs. Contudo, a escala de trabalho desses profissionais abrange período maior, quando precisam de maior liberdade para realizar rondas, cumprir obrigações em operações externas e atividades administrativas.

Para melhor eficiência e redução do tempo de resposta dos atendimentos, foi feita a segmentação das atividades em dois postos com responsabilidades bem definidas. Ainda que haja ciência e colaboração mútua nas atividades.

2.2.1. Administrativo / Financeiro:

• Interagir com a administradora quanto a gerência financeira e recursos humanos;
• Gerir questões contratuais, administrativas e financeiras dos prestadores de serviço;
• Avaliar notas fiscais e realizar a prestação de contas entre a compra e o que foi oferecido;
• Realizar atendimento ao público referente a questões financeiras, cadastro e administrativas;
• Realizar cotações prévias das principais compras do condomínio;
• Avaliar fornecedores aos principais produtos e serviços;

Atividade desempenhada por Michele Pereira – michele.pereira@condominiolotus.com.br

2.2.2. Operacional:

• Leitura do livro de ocorrência e exercício do procedimento vigente de notificação;
• Solicitar e avaliar os relatórios das rondas da manutenção e zeladoria;
• Acompanhar, através dos funcionários, prestadores de serviço durante cotações e atividades dentro do condomínio;
• Promover comunicação para assuntos relacionados ao cumprimento do regulamento interno;
• Atendimento ao público relacionado a ocorrências e sinistros;
• Acompanhar os funcionários da zeladoria, manutenção e jardinagem no desempenho de suas funções;
• Oferecer suporte aos atendimentos emergenciais de sinistros e defeitos em equipamentos;

Atividade desempenhada por Cleide Fontes – cleide.fontes@condominiolotus.com.br

2.3. Zeladoria:

O zelador é responsável, como o nome diz, em zelar pelo patrimônio e cumprimento do regulamento interno. Além disso, esse deve realizar rondas periódicas e documentar possíveis problemas ou locais fora dos padrões de limpeza e manutenção. Cada profissional cumpre a carga horária semanal de 42hs.

As principais atividades do zelador são:
• Acompanhar mudanças e entrega de encomendas de grande porte;
• Receber, separar e distribuir correspondências e comunicados;
• Atender e orientar o público nas dependências do condomínio;
• Monitorar as atividades desempenhadas pelos prestadores de serviço;
• Realizar vistorias pelas áreas comuns do condomínio;
• Reportar problemas e fazer uso do livro de ocorrências pra registrar sinistros;
• Realizar os procedimentos operacionais definidos em que exige a sua participação;
• Oferecer suporte e esclarecer sobre os principais procedimentos operacionais;
• Vistoria prévia a reserva dos espaços e após os eventos;
• Realizar atendimento a situações emergenciais, seguindo procedimentos pré-definidos;
• Repassar informações das rondas aos funcionários da administração;
• Cumprir e fazer cumprir o regulamento;

A fim de especializar as competências de acordo com as características de cada profissional, optou-se em dividir as tarefas em dois perfis de zelador. Ainda que as ativiades sejam segmentas, na ausência ou impossibilidade de um, o outro deve desempenhar as funcões do outro.

2.3.1. Administrativo:

• Distribuição das correspondências;
• Controle das chaves e equipamentos das áreas comuns;
• Realizar rondas para avaliar a qualidade da limpeza em toda área comum;
• Controle de estoque de materiais no sistema com registro de recebimento, de quebra e do uso;
• Gestão de patrimônio com cadastro e registro no sistema;
• Dar suporte as atividades administrativas;

Atividade desempenhada por Marcelo – zelador@condominiolotus.com.br. Terça a sexta das 8h as 17h.
Desempenha as funções operacionais na folga de sexta do outro zelador e no plantões do fim de semana.

2.3.2. Operacional:

• Suporte a portaria e orientação a moradores e visitantes;
• Fiscalização quanto ao uso do estacionamento e seu regulamento com rondas periódicas;
• Registro de ocorrências ao descumprimento do regulamento interno;
• Rondas nas áreas de lazer para orientar usuários entre crianças e adultos;
• Acompanhar ronda da vigilância para alinhar procedimentos e fiscalização;
• Realizar procedimento de acendimento e desligamento das luzes das áreas comuns;
• Participar de procedimentos de manutenção em ronda de equipamentos entre exaustor, wi-fi, ar condicionado, sauna… Além de certificar que estão funcionando corretamente;

Atividade desempenhada por Renan de segunda a quinta de 10h as 19:20h.
Revesa com outro zelador os plantões dos fins de semana que são realizados no mesmo horário.

2.4. Manutenção:

O profissional da manutenção deve ser polivalente e dar suporte a todos os equipamentos do condomínio. Esse deve conhecer as especificações dos equipamentos e materiais para realizar a manutenção preventiva e corretiva de todos os equipamentos. Para isso, são realizados rondas periódicas e procedimentos periódicos de manutenção em determinados equipamentos.

Aos equipamentos que possuem garantia ou contratos de manutenção, esses devem acompanhar e avaliar a qualidade dos serviços realizados. Já quando a manutenção é de sua responsabilidade, esse deve participar a administração e solicitar os recursos necessários para o desempenho de suas funções.

Seguem as principais atividades da equipe de manutenção:
• Seguir agenda de tarefas diária;
• Troca de lâmpada;
• Substituição de materiais elétricos;
• Lubrificação de equipamentos;
• Solicitar visita técnica e acompanha o serviço de empresas especializadas ou dos prestadores de serviço do condomínio;
• Avaliar o funcionamento de todos os equipamentos;
• Apontar problemas em equipamentos e, quando possível, realizar reparos;

Atividade desempenhada por Adelson e está disponível de 8h as 17h nos dias de semana. Os funcionários de zeladoria e manutenção se revesam nos fins de semana cumprindo rotina operacional de 8h as 10h e estando de plantão para casos de extrema urgência.

2.5. Jardinagem:

Profissional responsável pela manutenção de todos as plantas do condomínio. Esse trabalha três vezes por semana e deve seguir procedimentos de rotina para manter os jardins saudáveis, limpos e seguros.

Atividade desempenhada por Solange que trabalha as segundas, quartas e sextas de 8h as 17h.

Em base das informações contidas nesse comunicado, a administração espera esclarecer e prestar contas das atividades realizadas diariamente atendendo a demanda do nosso condomínio. O objetivo dessa organização é atender cada vez mais e melhor. Em caso de dúvida, estaremos a disposição. Conte conosco!